A.
Pengertian Administrasi
Kata “administrasi” berasal dari bahasa latin yang terdiri
atas kata ad dan ministrare. Kata ad
mempunyai arti yang sama dengan kata “to”
dalam bahasa inggris, yang berarti “ke” atau “kepada”. Dan ministrare sama artinya dengan kata to serve atau to conduct
yang berarti “melayani”, “membantu”, atau mengarahkan”. Dalam bahasa inggris to administer berarti pula “mengatur”,
“memelihara” (to look after), dan “mengarahkan”.[1]
Jadi, kata “administrasi” dapat diartikan sebagai suatu
kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua
kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan. Sedangkan Administrasi pendidikan
diartikan sebagai segala proses
pengerahan dan pengintegrasian segala sesuatu, baik personel, spiritual maupun
material, yang bersangkut paut dengan pencapaian tujuan pendidikan. Artinya dalam
proses administrasi pendidikan segenap usaha orang-orang yang terlibat di dalam
proses pencapaian tujuan pendidikan itu diintegrasikan, diorganisasi dan
dikoordinasi secara efektif, dan semua materi yang diperlukan. Atau
administrasi pendidikan diartikan sebagai suatu proses pengintegrasian segala
usaha pendayagunaan sumber-sumber personalia dan material sebagai usaha untuk
meningkatan secara efektif pengembangan kualitas manusia[2]
Berikut
ini adalah beberapa pengertian administrasi menurut para tokoh sebagai berikut:
1. William
H. Newman(1951) mengatakan bahwa administrasi dapat dipahami sebagai
pembimbingan, kepemimpian, dan pengawasan usaha-usaha suatu kelompok
orang-orang kearah pencapaian tujuan bersama.
2. Henry
Fayol (1929) bahwa administrasi adalah fungsi dalam organisasi niaga yang
unsur-unsurnya adalah perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah,
pebgkoordinasi, dan pengawasan.[3]
Dalam arti luas administrasi diartikan sebagai proses
meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumber
daya organisasi. Dalam arti sempit, administrasi disebut juga sebagai
administrasi sekolah atau ketatausahaan sekolah. Petugasnya disebut sebagai
tenaga administrasi sekolah.
Administrasi sekolah meliputi 12 hal, yaitu sebagai berikut :
1) administrasi persuratan dan kearsipan (kesekretariatan), 2) administrasi
pendidik dan tenaga kependidikan 3) administrasi kesiswaan 4) administrasi
keuangan (termasuk RAPBS dan perpajakan) dan standarnya 5) administrasi isi dan
standarnya 6) administrasi proses dan standarnya 7) standar kompetensi lulusan
8) administrasi sarpras dan standarnya 9) administrasi kehumasan dan kerja sama
10) administrasi standar pengelolaan (termasuk implementasi MBS) dan standarnya
11) administrasi standar penilaian pendidikan 12) administrasi unit produksi
sekolah (untuk SMK dan MAK).[4]
C. Prinsip-Prinsip
Administrasi Pendidikan
Prinsip merupakan sesuatu yang dibuat sebagai pegangan untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Berikut ini merupakan prinsip dasar yang
perlu diperhatikan agar administrator dapat mencapai sukses dalam tugasnya, yaitu :
1. Prinsip
Efisiensi
2. Prinsip
Pengelolaan
3. Prinsip
Pengutamaan Tugas Pengelolaan
4. Prinsip
Kepemimpinan yang Efektif
5. Prinsip
Kerjasama[5]
Administrasi Peningkatan Mutu Berbasis Sekolah
Administrasi
pendidikan itu mencakup kegiatan-kegiatan yang luas, yang meliputi kegiatan
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, yang menyangkut
bidang-bidang materil, personel dan spiritual dalam bidang pendidikan pada
umumnya, dan khususnya pendidikan yang diselenggarakan di sekolah-sekolah.[6]
Tujuan administrasi pendidikan di sekolah adalah mempersiapkan situasi di
sekolah, agar pendidikan dan pengajaran berlangsung baik, sehingga tercapai
tujuan khusus sekolah tersebut.
Peningkatan
mutu pendidikan di sekolah atau Madrasah perlu didukung oleh kemampuan manajerial para kepala sekolah. Diantaranya
adalah dengan cara menciptakan hubungan
baik antar guru agar terjalin suasana kerja yang kondusif dan
menyenangkan, membina penataan
penampilan fisik agar sekolah menjadi lingkungan pendidikan yang dapat
menumbuhkan kreativitas, disiplin dan semangat belajar peserta didik, memiliki pengetahuan kepemimpinan,
perencanaan dan pandangan yang luas tentang sekolah dan pendidikan.[7]
Dan juga para guru harus berkreasi dan
meningkatkan manajemen kelas dengan menyiapkan dirinya dengan segala kewajiban
baik manajemen maupun persiapan isi materi pengajaran, mengatur jadwal
pelajaran, pembagian tugas peserta didik, kebersihan, keindahan, dan ketertiban
kelas, pengaturan tempat duduk, penempatan alat-alat dan lain-lain.[8]
Implementasi
MPMBS akan berlangsung secara efektif
dan efisien apabila didukung oleh SDM
yang profesional untuk mengoperasikan sekolah, adanya dana yang cukup agar sekolah mampu menggaji staf sesuai
dengan fungsinya, pengelolaan keuangan, terutama pengelokasian/ penggunaan uang
sudah sepantasnya dilakukan oleh sekolah. Hal ini juga didasari dengan
kenyataan bahwa sekolahlah yang paling memahami kebutuhannya sehingga
desentralisasi pengalokasian/ penggunaan uang sudah seharusnya dilimpihkan ke
sekolah. Sekolah juga harus diberi kebebasan untuk melakukan “kegiatan-kegiatan
yang mendatangkan penghasilan” (income
generating activities), sehingga sumber keuangan tidak semata-mata
tergantung pada pemerintah. Adanya
sarana dan prasarana yang memadai untuk mendukung proses belajar
mengajar, serta adanya dukungan
masyarakat,dan orang tua yang tinggi.
D. Model Proses Pembaharuan dalam Administrasi Sekolah
Berikut ini disajikan model proses pengembangan inovasi dalam
bidang administrasi pendidikan. Proses ini diawali dengan adannya masalah/
kebutuhan dan diakhiri dengan konsekuensi. Namun demikian, sesungguhnya proses
inovasi merupakan suatu siklus, sehingga tidak pernah selesai sepanjang ada
kebutuhan baru.
Strategi inovasi administrasi sekolah (Rogers 1983)[9]
Kebutuhan/
masalah
|
penelitian
|
pengembangan
|
Difusi/adopsi
|
Konsekuensi
|
Produktivitas rendah
|
Kebijakan menyeluruh
|
Aplikasi kebijakan
|
Guru dan siswa
|
Mengubah tradisi kerja
|
Sistem administrasi akademik efisien
|
Terapan pada unit terbatas
|
Ke semua unit administrasi akademik
|
Petugas administrasi akademik
|
Pengadaan perangkat keras dan lunak
|
Supervisi kepala sekolah belum berjalan baik
|
Kebijakan eksperimen di tingkat sekolah atau wilayah
|
Ke semua sekolah/ wilayah
|
Kepala sekolah
|
Delegasi sebagian tugas administrasi
|
E.
MBS Sebagai Manajemen Peningkatan Mutu
Manajemen
Peningkatan Mutu Berbasis Sekolah (MPMBS) merupakan alternatif baru dalam
pengelolaan pendidikan yang lebih menekankan kepada kemandirian dan kreativitas
sekolah. Konsep ini diperkenalkan oleh teori effektife school yang lebih
memfokuskan diri pada perbaikan proses pendidikan.[10]
Konsep pengelolaan ini menekankan kepada
kemandirian dan kreativitas sekolah di dalam mengolah potensi sumber daya
pendidikan melalui kerja sama dengan pemerintah dan masyarakat di dalam
pengambilan keputusan untuk memenuhi tujuan peningkatan mutu sekolah. Untuk itu
sekolah harus mampu menterjemahkan dan menangkap esensi kebijakan makro
pendidikan serta memahami kondisi lingkungannya (kelebihan dan kekurangannya)
untuk kemudian melalui proses perencanaan, sekolah harus memformulasikannya ke
dalam kebijakan mikro dalam bentuk program-program prioritas yang harus
dilaksanakan dan dievaluasi oleh sekolah sesuai dengan visi dan misinya
masing-masing. Jadi sekolah harus menentukan target mutu (dalam arti luas) yang
ingin dicapai untuk setiap kurun waktu, merencanakannya, melaksanakan dan
mengevaluasi dirinya, untuk kemudian menentukan target mutu untuk tahun
berikutnya.[11]
F. MANAGEMEN
DALAM PELAKSANAAN MPMBS DI MTs
Secara umum, Manajemen Peningkatan
Mutu Berbasis Sekolah (MPMBS) dapat diartikan sebagai model manajemen yang
memberikan otonomi lebih besar kepada sekolah, memberikan fleksibelitas atau
keluwesan besar kepada sekolah dan mendorong partisipasi secara langsung antar
warga sekolah dan masyarakat untuk meningkatkan mutu sekolah berdasar
kebijakan-kebijakan nasional serta peraturan perundangan yang berlaku
(Depiknas, 2002) MPMBS merupakan bagian dari manajemen berbasis sekolah[12].
Istilah
managemen berbasis sekolah merupakan terjemah dari “school-based management”. Istilah ini
pertama kali muncul di Amerika Serikat. MBS merupakan paradigma baru
pendidikan, yang memberikan otonomi luas pada tingkat sekolah (perlibatan
masyarakat).
Salah satu issue penting tentang
pendidikan saat ini berkenaan dengan penerapan Manajemen Peningkatan Mutu
Berbasis Sekolah (MPMBS). Managemen berbasis sekolah merupakan salah satu
upaya pemerintah untuk mencapai keunggulan masyarakat bangsa dalam penguasaan
ilmu dan teknologi.[13]
Manajemen Peningkatan Mutu Berbasis Sekolah merupakan bagian dari manajemen
berbasis sekolah (MBS). Jika MBS bertujuan untuk meningkatkan semua kinerja
sekolah (efektifitas, kualitas/mutu, efisiensi, inovasi, relevansi, dan
pemerataan serta akses pendidikan), maka manajemen peningkatan mutu berbasis
sekolah (MPMBS) lebih difokuskan pada peningkatan mutu (Depdiknas, 2002:3). [14]
Tahap-tahap pelaksanaan MPMBS
berikut ditulis dengan tujuan untuk :
1.
Membantu unsur-unsur penyelenggara pendidikan,
terutama sekolah, agar penyelenggara MPMBS dapat dilaksankan secara efektif dan
efesien.
2.
Membantu sekolah-sekolah yang menerapkan MPMBS dalam
menyusun rencana dan program-programnya
untuk mendapatkan dukungan biaya dari pihak-pihak yang kompeten, dan
3.
Melakukan uji coba tentang pelaksanaan konsep MPMBS,
sehingga diharapkan diperoleh masukan-masukan yang konstruktif bagi
penyempurnaan konsep dan pelaksanaan MPMBS di masa yang akan datang.[15]
G. MANAJEMEN
TATALAKSANA SEKOLAH (KETATAUSAHAAN)
Beberapa kegiatan dari tatalaksana sekolah
(ketatausahaan sekolah) yang terpenting adalah :
A.Surat Dinas Sekolah
Dan Buku Agenda
Semua surat menyurat
dalam kepentingan kehidupan dan realisasi program sekolah dapat kita sebut
surat dinas.baik surat masuk atau keluar harus diinventarisasi dan
didokumentasikan(dicatat) disertai arsip-arsipnya.
Hal-hal yang perlu
dicatat dalam agenda surat masuk adalah :
1. Nomor urut surat
2. Tanggal diterima
3. Tanggal dan nomor surat yang diterima
4. Pihak pengirim/instansi
5. Pokok isi surat
6. Keterangan.
Dalam agenda surat
keluar yang perlu dicatat adalah :
a) Nomor urut surat
b) Tanggal surat keluar (pengiriman)
c) Alamat surat/kepada siapa
d) Pokok isi surat
e) Keterangan.
B. Buku ekspedisi
Guna buku ekspedisi
adalah untuk pembuktian bahwa suatu surat yang dikirimkan sudah sampai kepada
alamatnya atau orang (petugas) yang diserahi tanggung jawab .
Yang perlu dicatat
dalam buku ekspedisi adalah :
a. Nomor surat
b. Alamat yang dituju
c. Tanggal penerimaan
d. Tanda tangan dan nama terang penerima.
C.Buku catatan rapat
sekolah (notulen)
Rapat sekolah atau
rapat guru perlu dicatat baik prosesnya maupun hasil keputusan yang diambil.
menurut sifatnya rapat itu mungkin bersifat rutin dan mungkin insidental.
Pencatatan proses dan keputusan rapat menggunakan sebuah buku yang disebut buku
notulen (buku catat rapat).
D.Buku pengumuman
Buku pengumuman
dimaksudkan untuk media penyampaian informasi (pemberitahuan) yang terutama
ditunjukkan kepada para guru,tentu saja informasi dari kepala sekolah. Lain
halnya jika pengumuman itu ditujukan kepada murid dapat digunakan papan
pengumuman.
E.Pemeliharaan gedung
(bangunan sekolah)
Pada dasarnya tugas
pemeliharaan gedung sekolah, dan lain-lain yang termasuk sarana prasarana
pendidikan adalah menjadi tanggung jawab kepala sekolah. Dalam pelaksanaannya
kepala sekolah mempercayakan kepada karyawan atau pegawai yang ditunjuk untuk
memeliharanya. Pemeliharaan itu perlu adanya pemeriksaan bangunan prasarana
secara rutin dan apabila ada kerusakan harus segera diperbaiki jangan sampai keadaan
terlanjur parah.
F.Pemeliharaan halaman
sekolah
Biasanya tiap sekolah
mempunyai seorang atau dua orang tukang kebun yang berstatus sebagai pegawai
negeri. Tenaga inilah yang mestinya diserahi tugas untuk pemeliharaan halaman
sekolah itu, disamping tugas serabutan yang lain termasuk memelihara bangunan.
G.Pemeliharaan
perlengkapan sekolah
Pemeliharaan atau
perawatan perlengkapan sekolah agar selalu dapat berfungsi untuk membantu
proses pendidikan biar berjalan lancar. Karena itu seluruh perlengkapan tersebut
perlu diperiksa baik secara periodik maupun insidental agar selalu dapat
diketahui tentang keadaannya
H.Kegiatan manajemen
yang didindingkan
Yang dimaksud dengan
kegiatan ini adalah kegiatan pencatatan atau pendataan yang kemudian hasil
pencatatan tersebut dipasang atau ditempel pada dinding kelas maupun dinding
kantor guru atau kantor tatausaha sekolah.
Postingan
0 komentar:
Posting Komentar